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    檔案盒知識
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    文書檔案的收集整理及分類方法
    來源:檔案盒|無酸紙檔案盒|檔案盒廠|平鄉縣檔案用品有限公司 | 發布時間:2012/8/3 | 瀏覽次數:

    一、文書檔案收集工作的內容,重要性
    (一) 內容 廣義講,包括三方面內容:一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作;二是檔案館對各現行機關和撤消機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作;三是檔案盒館對歷史檔案的接收和征集工作.
    具體到一個立檔單位,保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案盒歸檔制度,包括歸檔范圍,歸檔時間和歸檔要求.


    1、歸檔范圍
    (1)確定歸檔范圍需考慮三個因素
    a本機關的職能活動 b公文辦理完畢
    c具有查考利用價值
    (2)內容
    a上級針對本機關的指導性公文
    b本級機關主要職能活動中形成的公文材料
    c下級機關呈送的報請類公文
    d同級或不相隸書機關重要的商洽性或審批性公文
    (3)注意問題:a 聯合辦理的公文;
    B 本機關內部負責人兼任其他機關職務時
    C 本機關內部的公文如計劃,總結,會議記錄
    2,歸檔時間 一般在第二年6月底之前
    3,歸檔要求
    a 種類,份數以及每份文件的頁數
    b 案卷封面填寫,卷內文件排列,編頁,目錄及備考;
    C 案卷要系統排列,交接時履行手續;
    D 字跡材料要符合耐久性要求;
    E 公文必須是正式的生效的公文

    (二)收集工作的重要性
    1,收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎
    2,收集質量決定文書檔案管理的質量
    3,充分發揮檔案作用的保證

    二,文書檔案收集工作的要求
    (一)歸檔的文件材料應當齊全完整,并符合長期保管的質量要求
    1,齊全完整是指歸檔文件材料在種類,份數以及每份文件的頁數等方面都保持齊全完整
    2,質量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內容上客觀,真實,而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存.
    (二)歸檔的文件材料應當精練準確,并反映單位的主要職能
    (三)檔案部門要加強收集工作的調查和指導
    三,文書檔案收集工作的方法
    (一)嚴格按歸檔制度規定進行接收.
    (二)建立相關制度加強零散文件的收集
    1,將文件材料的形成積累納入有關部門和人員的責任制.
    2,建立外出開會人員帶回材料歸檔制度.
    3,保證工作變動人員手中材料歸檔制度

    (三)明確具體人員職責,保證歸檔文件齊全完整
    1,通過公文處理程序運轉的文件,應明確由文書人員負責收集.
    2,對于各種會議文件應規定由各單位辦公室主任或秘書人員負責收集并向檔案部門移交.

    3,本單位的綜合性文件,如規章制度,計劃,總結,報表等應由文書人員負責收集.一般指不走收發文程序的文件.
    4,對于各部門形成的文件,應由該部門指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交.
    第二節 文書檔案的整理工作
    一,文書檔案整理工作的內容和原則
    二,文書檔案整理工作的方法和步驟
    思考 你單位適合哪種分類方法, 為什么

    一,文書檔案整理工作的內容和原則
    (一)整理工作的內容
    通常分為系統化和基本編目兩個部分.系統化指檔案的分類,案卷的排列和檔號的編制;基本編目指編制案卷目錄
    (二)整理工作的原則
    1,充分利用原有的整理基礎.
    2,保持文件之間的歷史聯系.
    3,便于保管和利用.

    二,文書檔案整盒理工作的方法和步驟
    文書檔案的整理方法包括組卷的整理和歸檔文件整理兩種方法.
    (一)組卷整理法.
    1,鑒定 此時的鑒定工作包括兩方面的內容.
    一是是否留存,也就是對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內,從而剔出沒有保存價值的文件.
    鑒定工作的另一部分內容是給留存的文件確定保存期限.這兩部分內容的確定都要依據《歸檔范圍和保管期限表》.文書檔案的保管期限有三種:永久,長期,短期,學校有永久,50年,30年,15年,5年5種期限,社區有永久,30年,15年,5年4種期限

    2,分類

    (1)分類的要求
    首先,要結合本單位實際,采用適當的分類方法,一經確定,不能隨意變動
    其次,文書檔案的分類應采用統一的原則,一個單位內部不能采取兩種以上的分類方法.
    最后,文書的分類應遵循一定的邏輯原則,類目之間不得交叉

    (2)分類方法
    文書檔案常用的分類方法有三種:年度分類法,組織機構分類法和問題分類法.
    A,年度分類法
    B,組織機構分類法
    C,問題分類法
    (3)文書檔案的復式結構分類法
    A,年度——組織機構分類法 即將全宗內的檔案按不同年度分開,在每一年度內再按立檔單位內部的組織機構分類.這種方法只適用于機關單位,并且是內部組織機構變化不大的單位.
    B,年度——問題分類法 即將文書檔案先按年度分開,在每個年度內再按問題分類.機關采用問題分類法時通常分為黨群工作類,行政管理類,業務工作類;企業單位只有這一種分類方法,通常分為黨群工作類,行政管理類,經營管理類,生產技術管理類.
    C,年度——機構——保管期限分類法 這種分類方法比較適合采用歸檔文件進行整理的單位.
    D,保管期限——年度——組織機構分類法 這種方法適用于按規定需要向檔案館移交檔案的單位.
    以上類別(文件所屬的機構和問題),歸檔范圍和保管期限就構成了一個完整的文書檔案歸檔范圍和保管期限表.各單位在修訂歸檔范圍和保管期限表時,一定要報區檔案局審批備案

    3,組卷
    (1)方法
    公文的主要特征:問題 ,時間, 責任者,
    名稱
    公文類型:會議,案件,信訪,簡報
    我們工作中通常采用在分類的基礎上以問題為主并結合其它特征進行組卷,通常一個問題組成一卷,但不同保管期限的文件不能組在一起.

    4,卷內文件排列
    通常采用時間排列法.一些特殊的文件排列:正文在前,底稿在后,結論在前,依據在后,批復在前,申請在后,原文在前,復制件在后.
    5,卷內文件編號
    對排列好順序的文件應用阿拉伯數字進行編頁,每卷編一個流水號,有字的頁就編,正面在右上角或右下角,反面在左上角或左下角.
    6,抄寫卷內目錄
    按卷內文件排列的順序抄寫,卷內目錄應放在文件最前邊,用鋼筆填寫.說明:正文與底稿算一份,轉發文整體算一份,批復與請示算作兩份文件,會議要抄到議題.

    7,填寫卷內備考表
    8,填寫案卷封面
    9,案卷裝訂 三孔一線法
    10,案卷排列及編號
    (1)案卷排列方法
    A,按照案卷所反映的問題或工作上的聯系排列.即保管期限——年度——問題排列法.
    B,按照文件的作者,收發文機關及文件內容所涉及的地區排列,即保管期限——年度——組織機構排列法.

    C,按照案卷所屬的時間順序排列.
    (2)案卷編號
    按排列好的順序每個保管期限大流水編號,到1000卷左右斷號,注意不能有重號.

    11,裝入檔案盒

    12,編制檔案檢索工具
    (1)案卷目錄 著錄案卷內容及成份的一覽表,常采用保管期限——年度的編制方法,案卷號一般不突破四位數.
    (2)全引目錄 又稱案卷文件目錄,是將全宗內或全宗的一部分案卷及該卷的卷內文件目錄匯編成的檢索工具.
    (3)專題目錄 是以專門問題為線索而編制的檢索工具,與全引目錄編制方法類似.
    (二)歸檔文件整理法
    1,鑒定 同組卷整理法.
    2,分類 年度——問題分類法和年度——保管期限分類法兩種.
    3,裝訂 裝訂前要先檢查文件的齊全完整,對不符合長期保管要求的要采取補救措施,如裱糊,復制等.
    4,文件排列 采用保管期限——年度——問題(機構)法排列.具體要求同組卷整理法.
    5,加蓋歸檔文件章并填寫檔號章內容 一般在文件首頁上邊的空白處,使用紅印油.
    6,文件編號 包括件號和頁號,件號按保管期限——年度——類別的順序大流水編號,填在歸檔文件章內.
    7,填寫歸檔文件目錄 按編好的文件順序抄寫,具體要求同卷內目錄填寫,時間項采用8位數字.
    8,文件裝盒 按文件順序裝入,裝滿為止.
    9,填盒內備考表

    (三)檔號的編制原則與方法
    1,檔號的編制方法
    檔號通常包括全宗號,案卷目錄號(文件目錄號),案卷號(年度),件號(頁號)
    (1)全宗號 每個立檔單位全部檔案的代號
    (2)案卷目錄號(文件目錄號) 每本目錄的排列順序號,通常按目錄產生的時間順序排列.
    (3)案卷號(年度) 組卷法每本目錄內案卷的排列順序號,每本目錄均從"1"開始,并做到不重,不空,不漏.歸檔文件整理法因不用組卷,此項添文件所屬年度.
    (4)件號(頁號) 件號是針對不裝訂的案卷,一份文件編一個號,頁號是針對裝訂的案卷,一本案卷編一個流水號.
    2,檔號的編制原則
    (1)唯一性原則 即四不重原則
    (2)合理性原則 即與文書檔案的分類體系相適應
    (3)穩定性原則
    (4)簡明性原則 易記,易寫,易識

    第三節 文書檔案的鑒定和統計工作
    一,文書檔案的鑒定工作
    二,檔案統計工作

    一,文書檔案的鑒定工作
    (一)文書檔案鑒定工作的內容和標準
    1,文書檔案鑒定工作的內容
    包括真偽和價值的鑒定,基層檔案部門進行的鑒定主要是價值的鑒定.
    2,文書檔案鑒定工作的原則 從社會的總體需求出發,用全面的,歷史的,發展的觀點判定檔案的價值.
    (二)文書檔案的價值鑒定
    1,文書檔案價值鑒定的標準
    主要有檔案來源標準,內容標準,形式特征標準,相對價值標準,效益標準.
    2,文書檔案保管期限的確定
    檔案的重要程度越高,發揮的作用越大,它的保管期限越長.根據國家檔案局的規定,文書檔案的保管期限分為永久和定期.有關永久和定期檔案的保管范圍
    (三)文書檔案鑒定工作的方法和步驟
    1,文書檔案鑒定工作的方法 就是鑒定人員用直接鑒定的方法逐件逐張地身,從文書檔案的內容,作者,名稱,可靠程度等方面審查.
    2,文書檔案鑒定工作的步驟 文書檔案的鑒定工作由檔案部門會同文書部門和業務部門進行.具體分為三個步驟:第一步,在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒有保存價值的文件,由文書處理部門或業務部門一,二年后銷毀;
    第二步,對歸檔文件確定其保管期限,即確定歸檔文件的"生存期",這一階段的鑒定工作由文書立卷人員具體實施;
    第三步,到一定年限后對檔案的價值進行復審.復審主要采取兩種形式,即移交復審和到期復審.

    3,到期檔案的復審工作
    (1)檔案鑒定銷毀原則
    貫徹"審查從細,留存從寬"的原則.
    (2)檔案鑒定銷毀工作組織形式
    檔案鑒定銷毀工作,由鑒定小組成員共同進行,小組成員由主管檔案工作的領導,檔案員和相關職能部門的兼職檔案員組成.
    (3)檔案的鑒定方法
    采取直接鑒定法,以案卷(件)為單位,根據文件內容逐卷,逐件,逐頁的進行審查鑒定.
    (4)檔案鑒定的標準,依據
    文書檔案應按照本單位制訂的保管期限表進行;
    (5)檔案銷毀工作
    a,檔案銷毀手續:對經過鑒定確已失去保存價值需要銷毀的檔案,應登記造冊,編制銷毀清冊,經主管領導審查簽字批準后再銷毀.
    b,檔案銷毀方法:銷毀檔案與銷毀清冊登記內容核對無誤后,到指定地點,二人以上監督核銷,監銷人在銷毀清冊審批表上簽字.
    (6)文書檔案鑒定銷毀程序
    a,組成鑒定小組對檔案進行價值鑒定.
    b,對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊,填寫檔案銷毀清冊審批表.
    c,鑒定小組組長在檔案銷毀審批表上簽署意見.
    d,將銷毀檔案運送到指定的銷毀單位進行銷毀,并指定兩名同志負責監銷.
    e,監銷人員在銷毀檔案前,應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案;銷毀后,應當在檔案銷毀清冊審批表上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位主管領導.
    f,將銷毀清冊歸檔保存.
    鑒定銷毀指導手冊
    鑒定銷毀表格

    二,檔案統計工作
    主要介紹統計工作的內容:數量統計,業務管理工作質量統計(歸檔率,完整率,準確率),開發利用工作統計,檔案工作條件統計.
     

     
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